Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 13 février 2026

La société Mamland (ci-après « nous », « notre » ou « Mamland »), éditrice de la solution Clock Scan, accorde une importance particulière à la protection des données personnelles de ses utilisateurs.

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer sur la manière dont nous collectons, traitons et protégeons vos données personnelles dans le cadre de l'utilisation de notre plateforme de pointage GPS et QR Code, conformément à la réglementation en vigueur en Côte d'Ivoire (notamment la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel), au droit communautaire OHADA et aux principes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union Européenne que nous appliquons volontairement.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

2. Données personnelles collectées

Dans le cadre de l'utilisation de Clock Scan, nous sommes amenés à collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

2.1. Données d'identification

  • Nom et prénom(s) de l'employé
  • Adresse e-mail professionnelle
  • Numéro de téléphone professionnel
  • Photographie de profil (le cas échéant)
  • Identifiant unique de l'employé au sein de l'entreprise
  • Fonction et département

2.2. Données de géolocalisation (GPS)

  • Coordonnées GPS au moment du pointage (latitude et longitude)
  • Périmètre de géofencing défini par l'employeur
  • Historique des positions lors des pointages

Important : La géolocalisation est exclusivement activée au moment du pointage. Clock Scan ne procède à aucun suivi continu de la position des utilisateurs. Les données GPS ne sont collectées que pour vérifier la présence physique de l'employé sur le lieu de travail défini.

2.3. Données de pointage

  • Date et heure d'arrivée et de départ
  • Mode de pointage utilisé (GPS, QR Code, NFC)
  • Durée des sessions de travail
  • Historique des présences et absences
  • Justificatifs d'absence (le cas échéant)

2.4. Données techniques

  • Type d'appareil et système d'exploitation
  • Adresse IP
  • Identifiant unique de l'appareil
  • Données de navigation et logs d'accès

2.5. Données de l'entreprise cliente

  • Raison sociale et coordonnées de l'entreprise
  • Informations de l'administrateur du compte
  • Données de facturation

3. Finalités du traitement

Vos données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

  • Gestion du pointage : enregistrement des heures d'arrivée et de départ, vérification de la localisation, génération des rapports de présence
  • Administration du compte : création et gestion des comptes utilisateurs, authentification et sécurisation de l'accès
  • Gestion des ressources humaines : suivi des absences, gestion des congés, calcul des heures travaillées, édition des rapports RH
  • Amélioration du service : analyse statistique anonymisée de l'utilisation de la plateforme, détection et correction des anomalies techniques
  • Communication : envoi de notifications liées au service (rappels de pointage, alertes), communications relatives aux mises à jour et nouvelles fonctionnalités
  • Obligations légales : respect des obligations comptables, fiscales et sociales incombant à l'employeur

4. Base légale du traitement

Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes :

  • Exécution du contrat : le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat de service conclu entre Mamland et l'entreprise cliente, ainsi qu'à la relation de travail entre l'employeur et l'employé
  • Intérêt légitime : le suivi des présences constitue un intérêt légitime de l'employeur pour la gestion efficace de son personnel, conformément au Code du Travail ivoirien
  • Consentement : pour certains traitements spécifiques (géolocalisation, cookies non essentiels), votre consentement explicite est recueilli préalablement
  • Obligation légale : certains traitements sont nécessaires au respect des obligations légales et réglementaires auxquelles Mamland et/ou l'employeur sont soumis

5. Durée de conservation des données

Vos données personnelles sont conservées pendant les durées suivantes :

  • Données de pointage et de présence : conservées pendant la durée du contrat de travail de l'employé, puis archivées pendant 5 ans conformément aux obligations légales en matière de droit du travail ivoirien
  • Données de géolocalisation : conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter de leur collecte
  • Données de compte utilisateur : conservées pendant toute la durée d'utilisation du service, puis supprimées dans un délai de 6 mois après la clôture du compte
  • Données de facturation : conservées pendant 10 ans conformément aux obligations comptables et fiscales (Acte Uniforme OHADA relatif au Droit Comptable)
  • Logs techniques : conservés pendant 12 mois maximum

Au-delà de ces durées, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible à des fins statistiques.

6. Destinataires des données

Vos données personnelles peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

  • L'employeur : en tant que client de Clock Scan, l'entreprise a accès aux données de pointage et de présence de ses employés dans le cadre de la gestion de son personnel
  • Le personnel habilité de Mamland : nos équipes techniques et de support accèdent aux données dans la stricte mesure nécessaire à l'exécution de leurs missions
  • Sous-traitants techniques : hébergeur (Vercel), prestataire d'e-mails transactionnels, prestataire de paiement, dans le respect de contrats de sous-traitance garantissant la sécurité des données

Mamland ne vend, ne loue et ne cède en aucun cas vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

7. Transferts de données hors de Côte d'Ivoire

Dans le cadre de l'utilisation de nos sous-traitants techniques, certaines données personnelles peuvent faire l'objet d'un transfert vers des pays situés en dehors de la Côte d'Ivoire, notamment vers les États-Unis (hébergement Vercel) et l'Union Européenne.

Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées, conformément à la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013, notamment :

  • Clauses contractuelles types assurant un niveau de protection adéquat des données
  • Engagement des sous-traitants au respect de standards de sécurité reconnus internationalement (SOC 2, ISO 27001)
  • Mise en place de mesures techniques complémentaires (chiffrement des données en transit et au repos)

8. Vos droits

Conformément à la législation applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

  • Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie
  • Droit de rectification : faire corriger les données inexactes ou incomplètes vous concernant
  • Droit de suppression : demander l'effacement de vos données dans les conditions prévues par la loi
  • Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes
  • Droit à la limitation : demander la limitation du traitement de vos données dans certains cas
  • Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine
  • Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci, sans que cela ne remette en cause la licéité du traitement antérieur

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse hello@hk-dreams.com ou par courrier à l'adresse de notre siège social. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai de 30 jours.

En cas de difficulté dans l'exercice de vos droits, vous pouvez également adresser une réclamation à l'Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI), autorité compétente en matière de protection des données personnelles.

9. Sécurité des données

Mamland met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment :

  • Chiffrement des données en transit (TLS/SSL) et au repos (AES-256)
  • Authentification sécurisée avec gestion des sessions
  • Contrôle d'accès strict basé sur les rôles (RBAC)
  • Sauvegardes régulières et plan de reprise d'activité
  • Surveillance continue et détection des intrusions
  • Formation régulière du personnel aux bonnes pratiques de sécurité

10. Délégué à la Protection des Données (DPO)

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données :

11. Modifications de la politique de confidentialité

Mamland se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur le Site. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par le biais d'une notification dans l'application ou par e-mail.